DIREZIONE SISTEMI INFORMATIVI
atti.co (NUOVO SISTEMA GESTIONE ATTI DEL COMUNE)
Manuale utente
1 Oggetto4 1 Oggetto4
2 Premessa4 2 Premessa4
3 Accesso al sistema10 3 Accesso al sistema10
3.1 Link applicativi e login10 3.1 Link applicativi e login10
3.2 Uso esclusivo delle credenziali11 3.2 Uso esclusivo delle credenziali11
3.3 Pagina iniziale12 3.3 Pagina iniziale12
4 Schermate principali e funzionalità14 4 Schermate principali e funzionalità14
4.1 Voce menu “Dettaglio Profilo”14 4.1 Voce menu “Dettaglio Profilo”14
4.2 Voce menu “Scrivania”15 4.2 Voce menu “Scrivania”15
4.3 Voce Menù “Predisposizione Atto” - Predisposizione proposta di Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa16 4.3 Voce Menù “Predisposizione Atto” - Predisposizione proposta di Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa16
4.3.1 Creazione della proposta16 4.3.1 Creazione della proposta16
4.3.2 Modificare l’iter burocratico di una proposta17 4.3.2 Modificare l’iter burocratico di una proposta17
4.3.3 Ritirare una proposta19 4.3.3 Ritirare una proposta19
4.3.4 Sezioni dell’atto20 4.3.4 Sezioni dell’atto20
4.3.5 Dati Identificativi21 4.3.5 Dati Identificativi21
4.3.6 Visti, pareri e firme21 4.3.6 Visti, pareri e firme21
4.3.7 Testo22 4.3.7 Testo22
4.3.8 Sezione Contabile23 4.3.8 Sezione Contabile23
4.3.9 Pubblicazione24 4.3.9 Pubblicazione24
4.3.10 Allegati25 4.3.10 Allegati25
4.3.11 Note29 4.3.11 Note29
4.3.12 Documenti29 4.3.12 Documenti29
4.3.13 Dettaglio Stato Atto30 4.3.13 Dettaglio Stato Atto30
4.3.14 Lista Task operatore e Lista Task automatici30 4.3.14 Lista Task operatore e Lista Task automatici30
4.3.15 Anteprima dell’atto32 4.3.15 Anteprima dell’atto32
4.3.16 Avanzamento della proposta nell’iter32 4.3.16 Avanzamento della proposta nell’iter32
4.4 Predisposizione proposta di Determinazione di Liquidazione (Menù “Predisposizione Atto”)34 4.4 Predisposizione proposta di Determinazione di Liquidazione (Menù “Predisposizione Atto”)34
4.4.1 Specchietto elenco movimenti nel testo della DL36 4.4.1 Specchietto elenco movimenti nel testo della DL36
4.5 Predisposizione proposta di Ordinanza (Menù “Predisposizione Atto”)37 4.5 Predisposizione proposta di Ordinanza (Menù “Predisposizione Atto”)37
4.6 Predisposizione proposta di Decreto (Menù “Predisposizione Atto”)38 4.6 Predisposizione proposta di Decreto (Menù “Predisposizione Atto”)38
5 Interazione con Jente41 5 Interazione con Jente41
5.1 Concetti fondamentali41 5.1 Concetti fondamentali41
5.2 Arrivo in ragioneria di Determinazione Dirigenziale o di Liquidazione (“Scrivania” sezione “Arrivo”)41 5.2 Arrivo in ragioneria di Determinazione Dirigenziale o di Liquidazione (“Scrivania” sezione “Arrivo”)41
5.3 Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali – Ufficio Proponente42 5.3 Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali – Ufficio Proponente42
5.4 Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali - Istruttore contabile47 5.4 Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali - Istruttore contabile47
5.6 Interazione con Jente per le Determinazioni di Liquidazione - Proponente52 5.6 Interazione con Jente per le Determinazioni di Liquidazione - Proponente52
6 Apposizione di visti, pareri e firme di tutti gli atti (voce di Menù “Scrivania”)55 6 Apposizione di visti, pareri e firme di tutti gli atti (voce di Menù “Scrivania”)55
6.1 Visto di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile55 6.1 Visto di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile55
6.2 Firma di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile57 6.2 Firma di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile57
7 Attribuzione del numero d’adozione59 7 Attribuzione del numero d’adozione59
8 Pubblicazione60 8 Pubblicazione60
8.1 Pubblicazione di un atto60 8.1 Pubblicazione di un atto60
9 Ricerche (Menù “Ricerca”)62 9 Ricerche (Menù “Ricerca”)62
10 Funzionalità avanzate63 10 Funzionalità avanzate63
10.1 Carichi di lavoro63 10.1 Carichi di lavoro63
Oggetto
Il presente documento ha lo scopo di descrivere sinteticamente le caratteristiche del nuovo applicativo Attico, che gestirà i principali provvedimenti dell’Ente (deliberazioni, determinazioni, decreti, ordinanze). Attico sostituirà l’applicativo ODE, che verrà dismesso e sarà mantenuto solo per la consultazione dello storico.
Ogni segnalazione di anomalie o eventuali osservazioni devono essere inviate all’indirizzo email helpdesk-attico@comune.fi.ithelpdesk-attico@comune.fi.it.
I tipi di atto, la cui gestione è descritta nel presente manuale sono:
Determinazioni dirigenziali senza impegni di spesa
Determinazioni dirigenziali con impegni di spesa
Determinazioni di liquidazione
Ordinanze
Decreti
Premessa
Come sappiamo, un provvedimento nasce e si sviluppa seguendo uno specifico iter caratteristico per ogni tipologia di atto.
Ad esempio, l’iter più semplice per una determinazione dirigenziale con aspetti contabili sarà, in linea di massima, il seguente:
Creazione della proposta da parte dell’ufficio Proponente
Visto da parte del Responsabile della regolarità tecnica (Responsabile Tecnico)
Presa in carico da parte di un Istruttore Contabile dell’ufficio X della Direzione Risorse finanziarie
Visto del Responsabile della regolarità contabile (Responsabile Contabile)
Firma del Responsabile della regolarità tecnica (Responsabile Tecnico)
Firma del Responsabile della regolarità contabile (Responsabile Contabile)
Pubblicazione da parte del Responsabile Pubblicazione
Ogni passo (chiamato in questa sede “task”) di questo iter è stato definito nell’applicativo Attico in modo che l’atto segua esattamente questo flusso.
Ciascun attore del flusso (sottolineato nelle righe sopra) vedrà arrivare nella propria “scrivania virtuale” l’atto nel momento in cui questo è pronto per essere da lui lavorato.
Il sistema provvederà a fornire le funzioni applicative per lavorare sull’atto in base allo stato dell’atto e dell’attore coinvolto.
Ad esempio, a seguito della firma del Responsabile Tecnico, Attico invia automaticamente l’atto alla firma del Responsabile Contabile.
E’ importante essere a conoscenza del fatto che negli iter sono stati previsti dei ritorni ai passi precedenti. Ad esempio, un Responsabile Tecnico può rimandare al Proponente un atto. In tal caso l’utente ha a disposizione un bottone “Restituisci al proponente”.
Gli utenti di Attico sono stati censiti e profilati partendo dai dati attualmente presenti su ODE. Tuttavia, posto che l’organizzazione degli uffici e l’assegnazione a questi del personale non è un dato statico, è importante che ogni utente verifichi, accedendo all’applicativo Attico, di poter svolgere tutte le attività proprie del ruolo che ricopre (vedi anche infra, par. 3.3).
Questo verifica è fondamentale, perché i profili presenti sull’ambiente di test di Attico saranno migrati nell’ambiente di produzione poco prima di avviare il sistema in esercizio. Per consentire la verifica, si riportano di seguito i cosiddetti “Gruppi Ruolo” associabili ad un utente all’interno di Attico (in grassetto nell’elenco che segue); ogni ruolo consente di svolgere le specifiche attività elencate. Per maggior chiarezza, nell’elenco che segue sono evidenziati con un asterisco i “Gruppi Ruolo” che non competono genericamente a tutti gli uffici, ma sono destinati solo ad alcuni uffici in ragione delle attività che svolgono (es. Assessori, Ufficio del Consiglio, Segreteria generale, ecc.).
* Assessore
- Operatore Visto Massivo
- Componente Giunta
- Operatore Firma Massiva
* Consigliere
- Operatore Visto Massivo
- Componente Consiglio
- Operatore Firma Massiva
* Istruttore Contabile
- Operatore Consultazione Atti
- Istruttore Proposta
- Istruttore Contabile
Questo gruppo-ruolo è tipicamente assegnato a profili afferenti alle Risorse Finanziarie che hanno mansioni relative alla validazione degli aspetti contabili dei provvedimenti.
* Istruttore contabile proponente
- Operatore Consultazione Atti
- Istruttore Proposta
- Istruttore Contabile Proponente
* Il Segretario Generale
- Responsabile Istruttoria
- Responsabile Tecnico
- Operatore Resoconto Atti di Consiglio
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Consiglio
- Operatore Resoconto Atti di Giunta
- Segretario seduta giunta
- Supervisore Consultazione Atti
- Segretario Generale
- Operatore Visto Massivo
- Operatore Firma Massiva
* Lettori Ordinanze TSO
- Operatore Consultazione Atti
Proponente
- Istruttore Proposta
- Operatore Consultazione Atti
Questo gruppo-ruolo è tipicamente assegnato a profili per estensori di provvedimenti.
* Presidente del Consiglio
- Presidente della Seduta Atti di Consiglio
- Operatore Consultazione Atti
- Operatore Visto Massivo
- Componente Consiglio
- Operatore Firma Massiva
Responsabile Regolarità Tecnica
- Istruttore Proposta
- Operatore Consultazione Atti
- Responsabile Istruttoria
- Responsabile Tecnico
- Responsabile Parere Istruttorio
- Operatore Visto Massivo
- Operatore Firma Massiva
Questo gruppo-ruolo è tipicamente assegnato a profili per responsabili di P.O.
* Responsabile Segreteria Giunta
- Operatore Resoconto Atti di Giunta
- Operatore Consultazione Atti
- Istruttore Proposta
- Operatore di Segreteria di Giunta
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Giunta
Referente AttiCo
- Referente Tecnico
Responsabile tecnico firmatario deliberazioni e determinazioni
- Operatore Consultazione Atti
- Istruttore Proposta
- Responsabile Istruttoria
- Responsabile Tecnico
- Responsabile Parere Istruttorio
- Responsabile Tecnico Firmatario Delibera
- Operatore Visto Massivo
- Operatore Firma Massiva
Questo gruppo-ruolo è tipicamente assegnato a profili per direttori e dirigenti.
* Responsabile Regolarità Contabile
- Responsabile Contabile
- Istruttore Proposta
- Operatore Consultazione Atti
- Responsabile Istruttoria
- Istruttore Contabile
- Responsabile Tecnico
- Responsabile Parere Istruttorio
- Operatore Visto Massivo
- Operatore Firma Massiva
Questo gruppo-ruolo è tipicamente assegnato a profili per responsabili di P.O. di alcuni specifici uffici delle Risorse Finanziarie. Al suo interno comprende anche le funzionalità del gruppo ruolo Resp. Reg. Tecnica.
* Responsabile Segreteria Consiglio
- Istruttore Proposta
- Responsabile Istruttoria
- Responsabile Tecnico
- Responsabile Pubblicazione Consiglio
- Operatore Resoconto Atti di Consiglio
- Operatore di Segreteria del Consiglio
- Operatore Visto Massivo
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Consiglio
- Operatore Firma Massiva
* Responsabile Pubblicazione
- Responsabile Pubblicazione Giunta
- Responsabile Pubblicazione Ordinanze
- Supervisore Consultazione Atti
- Responsabile Pubblicazione Atti Dirigenziali
- Responsabile Pubblicazione Consiglio
- Responsabile Pubblicazione Decreti
* Segreteria Giunta
- Operatore Resoconto Atti di Giunta
- Istruttore Proposta
- Operatore Consultazione Atti
- Operatore di Segreteria di Giunta
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Giunta
* Segretari
- Operatore Resoconto Atti di Giunta
- Segretario seduta giunta
- Segretario Generale
- Supervisore Consultazione Atti
- Operatore Resoconto Atti di Consiglio
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Consiglio
* Segreteria Consiglio
- Istruttore Proposta
- Operatore Consultazione Atti
- Responsabile Pubblicazione Consiglio
- Operatore Resoconto Atti di Consiglio
- Operatore di Segreteria del Consiglio
- Operatore Ordine del Giorno Atti di Consiglio
* Segreteria Commissione Consiliare
- Segretario di Commissione Consiliare
- Operatore Consultazione Atti
* Sindaco
- Supervisore Consultazione Atti
- Componente Giunta
- Sindaco
- Vice Presidente della Seduta Atti di Giunta
- Operatore Visto Massivo
- Presidente della Seduta Atti di Giunta
- Componente Consiglio
- Operatore Firma Massiva
* Segreteria Assessore
- Operatore Consultazione Atti
- componente della Segreteria Assessore
* Segreteria Presidente del Consiglio Comunale
- Operatore Consultazione Atti
- componente della Segreteria Assessore
* Vice Presidente del Consiglio
- Operatore Consultazione Atti
- Vice Presidente della Seduta Atti di Consiglio
- Operatore Visto Massivo
- Componente Consiglio
- Operatore Firma Massiva
* Vice Sindaco
- Supervisore Consultazione Atti
- Componente Giunta
- Vice Sindaco
- Vice Presidente della Seduta Atti di Giunta
- Operatore Visto Massivo
- Presidente della Seduta Atti di Giunta
- Componente Consiglio
- Operatore Firma Massiva
Per consentire una fase di test, è stato predisposto un ambiente completo denominato “stage” costituito a sua volta dai seguenti ambienti operativi:
Un ambiente di test per Attico
Un ambiente di test per Jente, nel quale è possibile lavorare come proponenti e istruttori contabili e per simulare determinazioni con impegni di spesa e liquidazioni
Un ambiente di test per la trasparenza (rete civica), nel quale il sistema Attico pubblica automaticamente gli atti in base alle impostazioni definite dal Proponente e dall’ufficio responsabile della pubblicazione (Segreteria generale).
Attico è predisposto per accettare firme digitali nella nuova modalità di “firma remota”, tramite Aruba Call il cui funzionamento sarà meglio dettagliato nel proseguo del presente manuale.
Si ricorda infine che per utilizzare Attico non è necessario installare particolari applicativi sulla propria macchina; ad es., non è più necessario Word.
Accesso al sistema
Link applicativi e login
Di seguito sono riepilogati i link agli ambienti disponibili per l’ambiente di test.
Cliccando il link di Attico Stage, la pagina che sarà visualizzata sarà la seguente:
Premendo il link in rosso “accedi” sarete automaticamente dirottati sulla pagina di login del sistema SSO, nella quale potrete inserire le vostre credenziali di dominio (vale a dire le credenziali di dominio matricola e password).
A seguito del login, vi troverete alla pagina iniziale di Attico.
Uso esclusivo delle credenziali
Le credenziali di accesso al sistema Atti.co sono di uso esclusivo del soggetto a cui sono state assegnate, conformemente a quanto riportato nel “Vademecum sull’accesso e l’utilizzo delle risorse informatiche” (nella rete intranet nella sezione Sicurezza Informatica, al link http://www.comune.intranet/export/sites/default/materiali/VademecumRisorseInformatiche_signed.pdfhttp://www.comune.intranet/export/sites/default/materiali/VademecumRisorseInformatiche_signed.pdf è sempre disponibile la versione più aggiornata); pertanto tali credenziali devono essere tenute riservate a cura del titolare delle stesse.
Pagina iniziale
La pagina iniziale successiva al login è la seguente.
Nota: La pagina sopra è la stessa pagina che appare cliccando anche la voce di menù presente nella barra grigia “Dettaglio profilo”.
I menù che saranno sempre presenti nelle schermate di Attico sono i seguenti due:
Menù nella barra rossa
Matricola e Profilo:
In alto a destra dello schermo è visibile la matricola personale seguita da una freccia verso il basso.
Cliccando sulla freccia è possibile vedere una sintetica descrizione di tutti i vostri eventuali profili (la maggior parte degli utenti avrà solo un profilo). Tale sintetica descrizione riporterà:
Il gruppo a cui appartiene (es.: “Proponente”)
L’ufficio in cui siete profilati (es.: “10006 P.O. Progetti di Innovazione del Sistema Informativo”)
Pulsante di uscita (“Esci”) dal sistema
Menù presente nella barra grigia
Questo menù cambia in base al profilo di ciascun utente
Di seguito saranno spiegate le voci principali e più diffuse
Schermate principali e funzionalità
Voce menu “Dettaglio Profilo”
Ciascun utente è profilato in base alle funzioni che gli competono in base al ruolo che ha all’interno della struttura comunale.
Un profilo è composto dalle seguenti informazioni
Ufficio
Tipologia di atti/provvedimenti per il quale l’utente è abilitato a lavorare
Ruolo (Proponente, Responsabile tecnico, Responsabile contabile...)
Ad esempio, nella schermata riportata sopra l’utente appartiene al ruolo “Gruppo Proponente”
Voce menu “Scrivania”
In Attico è presente una “scrivania virtuale” per ogni utente composta almeno dai seguenti tre tab:
Carico: contiene gli atti
Che l’utente sta scrivendo come proponente
Che l’utente deve lavorare personalmente perché un altro ufficio lo ha indicato come attore nel processo di adozione dell’atto o perché lui stesso ha preso in carico l’atto
Lavorati: contiene gli atti che sono passati dal tab “Carico” della scrivania dell’utente. Gli atti saranno sempre consultabili anche per verificarne lo stato attuale
Arrivo: contiene gli atti che arrivano all’ufficio e non sono destinati ad un singolo utente (coda dell’ufficio). Ad esempio, le determinazioni arrivano ad un ufficio della ragioneria e saranno poi prese in carico da un singolo istruttore contabile. Questa sezione è visibile a tutti gli appartenenti all’ufficio con il profilo di Proponente o Responsabile Tecnico o Contabile.
Sarà cura del singolo utente accedere alla Scrivania di Attico e verificare giornalmente gli atti arrivati per lavorarli o prenderli in carico.
Dalla sezione “Carico”, per entrare e lavorare/consultare un atto è necessario cliccare sul pulsante “Visualizza”. Invece, per prendere in carico un atto dalla coda d’ufficio presente nel tab “Arrivo” si deve cliccare il pulsante “Prendi in carico”. A questo punto l’atto sarà disponibile nella sezione “Carico”.
Voce Menù “Predisposizione Atto” - Predisposizione proposta di Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa
Creazione della proposta
Per creare un atto, selezionare il menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” -> Scegliere la tipologia di atto da creare (ogni utente avrà, in base al proprio profilo la possibilità di istruire un insieme specifico di atti)
A seguito della selezione dal menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” → “Determinazione Dirigenziale”, il sistema visualizza la schermata sopra, che consente di inserire i dati identificativi generici della determinazione.
Gli asterischi segnalano le informazioni obbligatorie che devono essere compilate:
Oggetto dell’atto (che potrà essere modificato successivamente)
Tipo Iter Burocratico (da selezionare con un menù a tendina dove è possibile scegliere l’iter da effettuare). L’iter rappresenta i passaggi di workflow che l’atto può seguire (con rilievo contabile o meno). È possibile modificare l’iter burocratico anche dopo che l’atto è stato creato.
Cliccando sul bottone “Crea Proposta” l’applicativo passa alla redazione dell’atto in tutte le sue parti.
Modificare l’iter burocratico di una proposta
Per modificare l’iter burocratico è necessario, in fase di predisposizione della proposta, premere il bottone “Modifica Iter Burocratico”
Nel caso in cui venga modificato un iter codificato inizialmente come “senza verifica contabile” in un iter “con verifica contabile”, è necessario valorizzare manualmente il campo Oggetto Contabile nella sezione Contabile.
Nel caso in cui venga modificato un iter con verifica contabile in un iter senza verifica contabile, il sistema provve in automatico a cancellare l’eventuale proposta inviata al sistema contabile (Jente), con il quale Attico è in grado di dialogare.
É opportuno tenere presente che solo il proponente del provvedimento è in grado di modificare l’iter burocratico ma è altresì possibile per i diversi attori coinvolti nel workflow di restituire l’atto al proponente e indicare come motivazione della restituzione la necessità di cambiare l’iter. Di seguito è possibile rivedere una breve sintesi della capacità di ciascun attore di eseguire le operazioni di modifica iter burocratico e di restituzione al proponente.
Tabella riassuntiva delle funzionalità disponibili per la modifica di iter burocratico relativamente ai principali attori coinvolti nel worflow per determinazioni dirigenziali.
Ritirare una proposta
Un proponente è in grado di ritirare una proposta anche dopo che tutte le sezioni obbligatorie del provvedimento sono state valorizzate, mediante il bottone “Ritira Proposta”. La proposta non sarà, pertanto, più lavorabile e potrà essere visualizzata nel tab “Lavorati”.
Sezioni dell’atto
Una volta definiti i campi obbligatori della proposta, il sistema visualizza il menù rappresentato dalla barra di sinistra della figura sottostante:
In testa a sinistra è visualizzato il tipo di atto/anno/numero di proposta. (Esp: DD/2019/00254).
Nota: In Attico viene generato un numero di proposta (vale a dire di bozza) al momento di creazione dell’atto. Tale numerazione è quella a cui si deve far riferimento quando devono essere scambiate le informazioni con il sistema di gestione Jente nel caso di presenza di aspetti contabili.
Il numero di adozione (cioè quello definitivo), invece, viene attribuito per ciascuna tipologia di atto automaticamente e contestualmente ad un task specifico. Per i dettagli si rimanda al successivo paragrafo 7, “Attribuzione del numero d’adozione”.
Si può osservare che la determinazione è suddivisa in diverse sezioni presenti sulla sinistra: Dati identificativi, Visti pareri e firme, Sezione contabile, etc.
Le sezioni in rosa sono quelle obbligatorie che richiedono una compilazione.
E’ possibile compilare le sezioni nell’ordine che si desidera, ricordando sempre, però, che il sistema non effettua salvataggi automatici e pertanto occorre premere il pulsante “Salva” per effettuare dei salvataggi intermedi.
Dati Identificativi
Sono i dati principali della determinazione, che sono già stati compilati nel primo step di creazione.
L’oggetto è modificabile.
Visti, pareri e firme
Questa sezione consente di determinare gli attori che lavoreranno l’atto per porre il proprio visto, indicare un parere, firmare l’atto etc.
L’utente può indicare, attraverso la selezione di alcuni menù a tendina, la persona o l’ufficio che sono coinvolti nel workflow e a cui destinare l’atto.
Ad esempio, il Responsabile tecnico può essere scelto solo tra coloro che sono stati preventivamente inseriti come Responsabile tecnico della propria struttura/ufficio.
La qualifica viene valorizzata automaticamente, a meno che per quella persona non siano stati indicate più qualifiche (in fase di definizione del profilo dell’utente). La qualifica indica il ruolo con il quale viene apposta la firma.
Gli attori che obbligatoriamente devono essere indicati sono segnalati con un asterisco.
Gli altri devono essere indicati in base all’iter che deve seguire l’atto: se, ad esempio, è necessario un parere istruttorio, deve essere compilata la parte relativa al Responsabile del Parere Istruttorio.
Testo
Questa sezione contiene il vero e proprio testo dell’atto.
In questa sezione è presente uno strumento, denominato Web editor, che consente all’utente di redigere il testo della proposta, attraverso le più semplici e comuni funzioni di videoscrittura.
Le funzionalità di questo web editor consentono, tra l’altro di:
salvare modelli di documento da poter richiamare all’occorrenza (i modelli possono essere propri dell’utente che li ha creati oppure condivisi a livello di ufficio)
importare il contenuto di un file (Word, Libreoffice…)
indicare delle parti come Omissis, cioè parti che, per motivi attinenti alla tutela dei dati personali (privacy) non saranno visibili quando l’atto verrà pubblicato in rete civica. Questa operazione si compie selezionando la porzione di testo interessata (che deve essere oscurata) e cliccando sull’icona identificata da un omino vestito di nero con il cappello. Il testo da oscurare risulterà evidenziato di giallo.
Nota: Nel caso che l’utente utilizzi questa funzione, il sistema genererà due versioni dello stesso documento: una versione integrale (sempre visibile per l’ufficio proponente) e una con “omissis”. Nella versione con omissis il testo in giallo apparirà coperto dalla dicitura “(...omissis...)”.
Nota: la versione con omissis viene generata dal sistema solo se nella sezione Pubblicazione viene valorizzato il campo “Pubblicazione Integrale” = No. Quindi è fondamentale che questo attributo sia valorizzato correttamente.
E’ importante prestare la giusta attenzione alla formattazione del testo (carattere, tabelle, ecc.). Si consiglia, pertanto, di utilizzare sempre il carattere Arial e di verificare il risultato finale con l’anteprima dell’atto (vedi paragrafo “Anteprima dell’atto”).
Sezione Contabile
Questa sezione è compilata in una prima fase dall’ufficio proponete e, a seguito dell’iterazione con Jente, sarà popolata con i movimenti contabili recuperati da Jente.
La sezione contabile presenta due Tab:
Dati contabili
Composta da:
Oggetto contabile
Riporta automaticamente lo stesso contenuto presente nell’oggetto dell’atto)
Voci Importi (Importo Entrata, Importo Uscita)
Indicare gli importi conosciuti dal proponente: queste voci sono solo indicative e daranno indicazioni ai referenti della ragioneria rispetto a quanto dovrà essere gestito su Jente riguardo ai movimenti contabili dell’atto.
Le voci di importo Entrata e Uscita, inizialmente valorizzati dal proponente, saranno successivamente aggiornate in base a quanto poi effettivamente inserito su Jente.
Testo ragioneria
E’ equivalente al testo ragioneria presente in ODE (compilabile solo dagli uffici di ragioneria), ovvero una nota che sarà allegata o meno al testo dell’atto (il sistema permette ai referenti contabili di scegliere se includerla o no nell’atto)
Per poter proseguire con la creazione della determinazione con aspetti contabili, occorre inviare i dati a Jente mediante il bottone “Invia dati contabili”
L’iterazione con Jente è illustrata nei sotto paragrafi ad esso dedicati del paragrafo 5, “Iterazione con Jente” in particolare:
“Concetti fondamentali”
“Proponente: interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali”
Pubblicazione
Questa sezione è in carico all’ufficio proponente, ma sarà comunque validata ed eventualmente modificata dal Responsabile della pubblicazione (Segreteria Generale).
Riservato: sì/no (se si indica sì, viene pubblicato in rete civica solo l’oggetto dell’atto)
Periodo di pubblicazione in trasparenza:
Senza scadenza: l’atto sarà pubblicato nella rete civica per tutto il tempo di durata degli obblighi di trasparenza;
Medesimo Periodo di Pubblicazione Albo: l’atto sarà pubblicato per lo stesso periodo di pubblicazione indicato da Attico all’Albo Pretorio (Es. atti di esproprio.) Al termine di questo periodo rimarrà visibile in trasparenza solo il codice identificativo e l’oggetto dell’atto.
Pubblicazione integrale: si/no
Se valorizzato con no, andrà in pubblicazione (si intende sulla sezione trasparenza della rete civica) l’atto in versione omissis.
Se valorizzato con sì, sarà pubblicato (si intende sulla sezione trasparenza della rete civica) l’atto interamente e il sistema non genererà la versione omissis dell’atto e pertanto non sarà più possibile pubblicare la versione omissis
Durata giorni pubblicazione: Si riferisce al periodo di pubblicazione che sarà passato all’Albo Pretorio. Il sistema visualizza quanto è stato impostato a livello generale per la tipologia di atto in questione. Il valore è comunque modificabile. L’Albo Pretorio manterrà in pubblicazione l’atto per questo inteervallo di tempo.
Data pubblicazione in trasparenza: sarà automaticamente valorizzato dal sistema quando sarà effettivamente pubblicato
Allegati
In questa sezione è possibile inserire gli allegati.
Per allegare uno o più file è sufficiente cliccare sull’immagine sottolineata in giallo nell’immagine sopra e selezionare i/il file dalle proprie cartelle.
Il formato degli allegati ammessi è conforme a quanto definito dal sistema di conservazione a norma regionale e, oltre al formato .p7m (non indicato in tabella), saranno accettati i seguenti formati:
Fonte: http://www.regione.toscana.it/documents/10180/13766808/Manuale+di+Conservazione/bcbb6bac-67c8-461b-b195-055474bc07e4;jsessionid=55E467649B2D2BAE22B92C2E2B2A6CC3.web-rt-as01-p1?version=1.0http://www.regione.toscana.it/documents/10180/13766808/Manuale+di+Conservazione/bcbb6bac-67c8-461b-b195-055474bc07e4;jsessionid=55E467649B2D2BAE22B92C2E2B2A6CC3.web-rt-as01-p1?version=1.0
Attico non consente di allegare documenti di diversa tipologia rispetto a quelli elencati.
A regime, la dimensione massima prevista per ciascun allegato sarà di 100 MB.
Una volta allegato un file la schermata sarà la seguente.
A questo punto, è obbligatorio valorizzare gli attribuiti relativi ad ogni specifico allegato cliccando su “Imposta/modifica proprietà dell’allegato”. Ogni allegato può essere impostato in modo diverso.
I primi campi da impostare sono:
TITOLO:
E’ obbligatorio e sarà quello che apparirà sull’atto
Attenzione: non deve essere il nome del file (tipo doc_prova.txt), ma una breve descrizione di quanto vi è contenuto (es. Schema di contratto, Relazione del direttore dei lavori, ecc.).
OGGETTO:
non obbligatorio (può essere la medesima descrizione contenuta nel titolo)
TIPO ALLEGATO:
obbligatorio
valori possibili: PARTE INTEGRANTE/GENERICO.
Particolarmente significativo in questa sezione è indicare il tipo di allegato di cui abbiamo necessità tramite il campo “Tipo Allegato”.
Vediamo i diversi comportamenti di Attico a seguito della valorizzazione del campo “Tipo Allegato”.
Se “Tipo Allegato”= GENERICO
Questo allegato non sarà visibile di default dalla funzionalità di ricerca interna all’applicativo Attico né sarà pubblicabile sulla sezione trasparenza della Rete Civica.
Saranno valorizzati in automatico (e non modificabili) i due campi:
Pubblicazione e visibilità allegato=NO
Omissis=NO
Se “Tipo Allegato”= PARTE INTEGRANTE
è possibile valorizzare anche i due campi:
“Pubblicazione e visibilità allegato” (valori possibili SI/NO)
“Omissis” (valori possibili SI/NO – modificabile solo se “Pubblicazione e visibilità allegato”=SI)
caso “Pubblicazione e visibilità allegato”=NO
Con questa scelta indico che l’allegato non sarà visibile dalla funzionalità di ricerca interna all’applicativo Attico ne sarà pubblicabile sulla sezione trasparenza della Rete Civica.
caso “Pubblicazione e visibilità allegato”=SI
Con questa scelta indico che sia possibile visualizzare l’allegato dalla funzionalità di ricerca interna all’applicativo Attico ne sarà pubblicabile sulla sezione trasparenza della Rete Civica ed ho un’ulteriore possibilità di scelta cioè impostare il valore del campo Omissis:
sottocaso “Omissis”=NO
l’allegato sarà visibile completamente sia intermanete che esternamente
sottocaso “Omissis”=SI
l’allegato sarà visibile internamente ed esternamente solo nella sua versione con Omissis che va preparata a parte e caricata su Attico.
Osservazione
Se nella sezione “Pubblicazione” l’atto è impostato come “Riservato”=SI tutti gli allegati dovranno essere impostati con il campo “Pubblicazione e visibilità allegati”=NO. Il sistema avvertità in caso di incongruenza fra le due sezioni per fare le dovute correzioni.
Note
In questa sezione è possibile per ogni attore inserire le note che ritiene più opportune e che potranno essere lette da tutti coloro che possono lavorare/consultare l’atto.
Le note non saranno incluse nel testo dell’atto.
Una volta editata la nota e passati al successivo task dell’atto, la nota sarà sempre visibile a tutti ma non più editabile.
La nota di Attico è equiparabile a una serie di post-it applicati sull’atto da ciascun attore che ha avuto in scrivania l’atto.
Documenti
Questa sezione viene popolata automaticamente da Attico durante i vari passaggi di gestione del workflow e quindi anche quando il sistema genera l’atto definitivo con le firme.
In essa sono presenti tutti i pdf dei provvedimenti adottati (con omissis o senza), comprensivi delle firme digitali.
Invitiamo a consultare questa sezione in modo da prendere confidenza con i pdf generati automaticamente.
Dettaglio Stato Atto
Questa sezione è solo consultabile e contiene il log relativi all’iter effettuato dall’atto.
E’, inoltre, presente lo stato corrente dell’atto, con le informazioni relative al quale soggetto a cui è arrivato l’atto è arrivato (ufficio o utente), da quanto tempo e la lavorazione da effettuare.
Lista Task operatore e Lista Task automatici
Queste sezioni sono solo consultabili e contengono i log relativi all’iter effettuato dall’atto. É possibile esportare su file pdf tali log mediante il bottone rosso “report iter” presente nelle due sezioni.
Anteprima dell’atto
In tutte le fasi di composizione dell’atto è sempre disponibile la funzionalità di Anteprima dell’atto dove è possibile vedere l’atto nel suo complesso.
Cliccando sulla riga relativa all’anteprima, si accede al pdf dell’atto, che è l’anteprima dell’atto che si sta redigendo. In caso di versione del provvedimento con omissis, è disponibile anche l’anteprima di questo documento.
E’ fondamentale prestare attenzione alla forma dell’atto globale (carattere, dimensione…), in modo da renderlo il più possibile apprezzabile da un punto di vista estetico a chi poi lo deve poter consultare.
Avanzamento della proposta nell’iter
Una volta completato la proposta della determinazione compilando le sezioni sopra descritte, è sufficiente premere il pulsante “Salva e inoltra proposta”.
Se questo pulsante non risulta attivo, probabilmente c’è una sezione che non è compilata nelle sue parti obbligatorie.
Dopo aver premuto il pulsante, appare una finestra dove è possibile scegliere il modello per la proposta. In questa fase il modello è unico e pertanto basterà selezionare quello proposto.
Premendo “Conferma salva e inoltra proposta”, l’atto arriva sulla scrivania del responsabile che deve vistarlo.
Per il proponente l’atto è sempre visibile nella scrivania nella sezione “Lavorati”.
Predisposizione proposta di Determinazione di Liquidazione (Menù “Predisposizione Atto”)
Per creare una determinazione di liquidazione, selezionare il menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” -> Scegliere la tipologia di atto da creare.
A seguito della selezione dal menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” → “Determinazione Liquidazione”, il sistema visualizza la schermata sotto che consente di inserire i dati identificativi generici della determinazione di liquidazione.
Premendo il tasto “Crea Proposta”, l’applicazione visualizza la schermata successiva per la creazione della determinazione di liquidazione.
La suddivisione e la compilazione delle sezioni (“Dati identificativi”, “Visti, Pareri e Firme”, ecc.) è similare alla composizione di una determinazione dirigenziale. Pertanto, si rimanda al paragrafo 4.3, “Creazione di una Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa”.
Ovviamente le determinazioni di liquidazione in Attico seguiranno l’iter caratteristico di questa tipologia di atto.
La parte contabile propria delle liquidazioni è illustrata nei paragrafi ad essa dedicati e, nello specifico, paragrafo 5, “Iterazione con Jente”:
“Concetti fondamentali”
“Proponente: interazione con Jente per le Determinazioni di Liquidazione”
Specchietto elenco movimenti nel testo della DL
In coda al testo del provvedimento verrà inserito in modo automatico lo specchietto dell’elenco dei movimenti ottenuto recuperando con l’apposita funzione i movimenti contabili dal sistema (Jente).
Predisposizione proposta di Ordinanza (Menù “Predisposizione Atto”)
Per creare un’ordinanza, selezionare il menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” -> Scegliere la tipologia di atto da creare.
A seguito della selezione, dal menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” → “Ordinanza”, il sistema visualizza la schermata sotto che consente di inserire i dati identificativi generici dell’ordinanza.
Premendo il tasto “Crea Proposta”, l’applicazione visualizza la schermata successiva per la creazione della ordinanza.
La suddivisione e la compilazione delle sezioni (“Dati identificativi”, “Visti, Pareri e Firme” ecc.) è similare alla composizione di una determinazione dirigenziale.
Pertanto, si rimanda al paragrafo 4.3 , “Creazione di una Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa” (con la precisazione che le ordinanze non contengono dati contabili).
Ovviamente le ordinanze in Attico seguiranno l’iter caratteristico di questa tipologia di atto.
Predisposizione proposta di Decreto (Menù “Predisposizione Atto”)
Per creare un decreto, selezionare il menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” -> Scegliere la tipologia di atto da creare.
A seguito della selezione dal menù “Predisposizione Atto” - > “Nuovo Atto” → “Decreto”, il sistema visualizza la schermata sotto che consente di inserire i dati identificativi generici del decreto.
Premendo il tasto “Crea Proposta” l’applicazione visualizza la schermata successiva per la creazione del decreto.
La suddivisione e la compilazione delle sezioni (“Dati identificativi”, “Visti, Pareri e Firme”, etc.) è similare alla composizione di una determinazione dirigenziale.
Pertanto, si rimanda al paragrafo 4.3 “Creazione di una Determinazione Dirigenziale con impegni di spesa” (con la precisazione che i decreti non contengono dati contabili).
Ovviamente i decreti in Attico seguiranno l’iter caratteristico di questa tipologia di atto.
Interazione con Jente
Concetti fondamentali
In Attico l’iterazione con Jente presenta le seguenti novità:
L’invio e il recupero dei dati contabili direttamente da Attico con la presenza dei due pulsanti “Invia dati contabili” e “Recupera dati contabili”
L’inserimento automatico nel testo dell’atto delle righe recuperate da Jente
All’attribuzione automatica del numero di adozione, Attico invierà automaticamente il numero definitivo a Jente e questo aggiornerà le righe contabili di conseguenza
E’ di fondamentale importanza comprendere che, finché non è stato attribuito su Attico il numero di adozione del provvedimento, l’atto su Jente apparirà con tipologia “Bozza” e con il numero di proposta dell’atto.
Con il passaggio ad Attico, è stato necessario ridefinire gli Organi su Jente (ambiente di test) nel modo seguente:
Arrivo in ragioneria di Determinazione Dirigenziale o di Liquidazione (“Scrivania” sezione “Arrivo”)
In generale, quando un atto è destinato ad un ufficio, e non ad un singolo attore, l’atto viene destinato alla sezione “arrivo” della scrivania, dove è visibile a tutti gli utenti di quell’ufficio che sono abilitati a gestire la fase dove si trova l’atto.
Ad esempio, quando una determinazione dirigenziale arriva alla scrivania dell’ufficio “P.O. Gestione flussi finanziari”, viene visualizzata nel seguente modo.
Gli appartenenti all’ufficio possono prendere in carico l’atto con il pulsante “prendi in carico”. In questo modo, l’atto viene tolto dalla coda d’ufficio “Arrivo” e spostato nella sezione “Carico”, dove sarà visibile solo all’utente che ha preso in carico l’atto.
In questa fase, l’istruttore contabile deve svolgere delle operazioni tra Jente ed Attico che sono illustrate nei paragrafi successivi.
Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali – Ufficio Proponente
Attico consente di inviare e ricevere i dati contabili direttamente da Jente attraverso i pulsanti “invia dati contabili” e “recupera dati contabili”.
Questo significa che su Jente non saranno più utilizzate le seguenti voci del menù dalla schermata “Iterazione con Ode”.
Acquisizione Nuovi Provvedimenti da ODE
Passa ad ODE Proposta Contabile
Una volta popolata la parte contabile, come detto in precedenza è possibile inviare i dati a Jente.
Attenzione: attualmente questo passaggio è obbligatorio, ma nei prossimi rilasci non lo sarà più.
.
Premendo il pulsante “Invia dati Contabili”, l’applicativo comunicherà a Jente il numero di proposta e l’oggetto.
A questo punto è possibile accedere a Jente per creare una nuova proposta contabile.
Su Jente andrà creata una proposta d’impegno/accertamento con il numero di bozza dell’atto.
Per creare una proposta d’impegno/accertamento, occorre sempre accedere a “Iterazione ODE” (che sarà successivamente rinominata in “Iterazione Attico”).
Accedere alla ricerca del provvedimento (segnalata in giallo nell’immagine sopra).
Attenzione ai criteri di ricerca.
Selezionare:
Tipo = Bozza
Organo
Anno
Numero = è il numero di proposta presente in Attico nella parte in alto (non è necessario indicare gli zeri).
Controllare ovviamente sempre che l’oggetto dell’atto coincida con l’oggetto indicato nella sezione contabile di Attico.
A questo punto, selezionare da Jente la “Generazione Proposta Contabile”.
Verrà creata la proposta contabile con l’indicazione del numero di proposta.
Adesso è possibile procedere come di consueto su Jente per creare l’impegno.
A seguito di questa attività, su Jente saremo nello stato mostrato nell’immagine seguente.
Per importare su Attico i movimenti contabili appena creati, è sufficiente accedere alla determinazione in Attico e premere il pulsante “Recupera Movimenti Contabili”.
Appariranno sulla determinazione l’elenco degli impegni/accertamenti presi in Jente.
Nota: La riga sopra indicata è ancora incompleta (es. manca il riferimento al numero di impegno/accertamento), perché gli impegni non sono stati ancora convalidati dall’istruttore contabile della Direzione Risorse finanziarie.
E’ importate sapere che se su Jente vengono fatte delle modifiche relative alle righe associate alla proposta, premendo nuovamente il pulsante “Recupera movimenti contabili” il sistema aggiornerà automaticamente le righe contabili sull’atto.
Interazione con Jente per le Determinazioni Dirigenziali - Istruttore contabile
Le operazioni descritte in questo paragrafo possono essere effettuate solo dal personale della Direzione Risorse finanziarie.
Prendiamo il caso che la determinazione sia stata presa in carico dall’istruttore contabile e che, pertanto, l’atto sia visibile dalla sua Scrivania nella sezione “Carico”.
Accedendo all’atto, la schermata presentata sarà la seguente.
I possibili flussi che può seguire la determinazione sono tre:
Caso “Validazione e inoltro”: l’istruttore contabile può validare la proposta d’impegno e inoltrare al responsabile contabile
Caso “Validazione e richiesta visto altro ufficio”: l’istruttore contabile può richiedere il visto anche ad un altro ufficio contabile
Caso “Inoltro ad altro ufficio”: l’istruttore contabile si accorge che l’atto non doveva essere inviato a questo ufficio e pertanto lo inoltra ad un altro ufficio di ragioneria
Caso “Validazione e inoltro”
L’istruttore contabile potrà validare le proposte d’impegno del proponente andando su Jente in “Finanziaria” - “Proposte e ruoli” - “Impegni /Accertamenti” - “Acquisizione proposta”.
Da qui potrà cercare il numero di bozza (Attenzione nell’esempio il numero 32 che trovate in alto a sinistra su Attico).
A questo punto la proposta può essere validata nei modi consueti su Jente.
Per aggiornare i movimenti, adesso validati, sull’atto occorre andare sulla “Sezione Contabile” e premere il tasto “Recupera movimenti contabili”.
Recuperando i movimenti tutta la sezione contabile viene automaticamente compilata compreso il numero d’impegno preso.
Per avere una visione d’insieme dell’atto, consultare il paragrafo “Anteprima dell’atto”.
A questo punto, l’istruttore contabile deve accedere alla sezione “Visti, pareri e firme” per indicare il responsabile firmatario ovvero il responsabile contabile a cui far vistare l’atto.
La parte da compilare è “Responsabile contabile firmatario” così come visualizzato nell’immagine sotto.
Una volta scelto il responsabile firmatario, è possibile premere il pulsante “Vista e inoltra res. firmatario” e l’atto arriverà alla scrivania del responsabile per il visto (Vedi paragrafo “Visto di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile).
Caso “Validazione e richiesta visto altro ufficio”
In questo caso, l’istruttore contabile deve comunque svolgere tutte le attività indicate per il “Caso “Validazione e inoltro”, ma non deve premere il pulsante “Vista e inoltra res. firmatario” per perdere la possibilità di ottenere il visto dal secondo ufficio.
Infatti, dovrà compilare nella sezione “visti, pareri e firme” anche la sezione dedicata al secondo ufficio a cui far vistare l’atto.
Ovvero, la parte relativa a:
“Secondo istruttore contabile”: l’ufficio da cui far vistare l’atto
“Responsabile contabile”: il responsabile contabile di questo ufficio a cui inviarlo
A quel punto, sarà sufficiente premere il tasto “Vista e inoltra al secondo ufficio”.
A seguito di tale operazione, l’atto passa alla lavorazione dell’istruttore contabile del secondo ufficio, che potrà recuperare nuovamente i movimenti contabili (se variati su Jente).
Al termine della sua lavorazione, potrà inviare l’atto al visto del responsabile del primo ufficio premendo il pulsante “Vista e Inoltra”.
Il responsabile potrà vistarla (Vedi paragrafo “Visto di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile) e, successivamente, l’atto andrà automaticamente al visto del responsabile del secondo ufficio (“Responsabile vistino”).
Caso “Inoltro ad altro ufficio”
In questo caso in “visti, pareri e firme” occorre indicare l’istruttore contabile dell’altro ufficio a cui reindirizzare l’atto.
Una volta compilato questo campo, basterà cliccare su “Invia ad altro ufficio” e l’atto arriverà all’altro ufficio competente per l’atto.
Interazione con Jente per le Determinazioni di Liquidazione - Proponente
Attico consente di inviare e ricevere i dati contabili direttamente da Jente attraverso i pulsanti “invia dati contabili” e “recupera dati contabili”.
Supponiamo che su Jente sia già stata creata la liquidazione da associare all’atto in scrittura.
Per far passare ad Attico il numero di bozza e l’oggetto della liquidazione a Jente, deve essere premuto il tasto “invia dati contabili”.
Successivamente, è possibile accedere a Jente e collegare la liquidazione alla bozza dell’atto considerando che il numero di bozza è quello mostrato in alto a sinistra (nell’esempio è il numero 16)
In questo momento, la convalida della liquidazione non è completa.
Infatti, appare ancora la chiave inglese (“liquidazione in lavorazione”).
Il motivo è che la liquidazione è stata associata ad una bozza di atto (identificata dal numero di proposta). La convalida (spunta verde al posto della chiave inglese) sarà automaticamente completata quando sarà associata al numero di adozione dell’atto (step visto Responsabile Tecnico) (vedi più sotto).
Una volta collegato l’atto alla liquidazione, è possibile tornare su Attico e premere il pulsante “recupera movimenti contabili”.
Le righe di Jente verranno recuperate in automatico e dall’anteprima dell’atto sarà possibile vedere la parte contabile inserita.
La determinazione di liquidazione può essere inviata alla firma del Responsabile Tecnico con il pulsante “salva e inoltra”.
Al momento del visto del Responsabile Tecnico, Attico invia a Jente il numero definitivo dell’atto che comporterà:
l’associazione della liquidazione al provvedimento definitivo
completamento della convalida della liquidazione (spunta verde)
Apposizione di visti, pareri e firme di tutti gli atti (voce di Menù “Scrivania”)
In generale, i task diversi dalla creazione della proposta sono tutti abbastanza similari.
Quando un atto avanza nell’iter, finisce sulla scrivania dell’attore che deve elaborarlo per dare il proprio visto, parere o firma.
L’atto arriva sulle scrivanie indicate dal proponente nella sezione “visti, pareri e firme”.
Seguono due esempi di visto e firma da parte del Responsabile Tecnico/Contabile
Visto di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile
Il visto di un atto si svolge sempre con le stesse modalità; pertanto, in questo paragrafo viene descritto solo il caso del visto di una determinazione con impegni di spesa descritta nel paragrafo “Creazione di una Determinazione Dirigenziale Con Impegni Di Spesa (Menù “Predisposizione Atto”)”.
Una volta che il proponente avrà inoltrato la proposta, l’atto arriverà sulla scrivania del Responsabile Tecnico indicato dal proponente nella sezione “Carico” affinché questo possa vistarlo.
Se il Responsabile Tecnico entra nell’atto con il pulsante “Visualizza”, l’atto verrà visualizzato con la stessa struttura che aveva in fase di proposta (sezioni “Visti, pareri e firme”, “Preambolo”…).
Ovviamente il sistema, in base all’attore e alla fase dell’iter:
abiliterà o meno alcune sezioni alla redazione e modifica
varierà i pulsanti in alto a destra
Ad esempio, in questa fase il Responsabile Tecnico può mettere il suo visto, ritirare la proposta o restituirla al proponente (ma non può, ad esempio, modificare il tipo di iter burocratico impostato, togliendo il rilievo contabile alla determinazione).
Supponiamo che la visti premendo il tasto “Visto resp. tecnico”.
Automaticamente nel log viene inserita l’evidenza che l’atto è stato vistato e l’atto passa alla ragioneria.
Firma di un atto da parte del Responsabile Tecnico/Contabile
La firma di un atto si svolge sempre con le stesse modalità; pertanto, in questo paragrafo viene descritto solo il caso di una determinazione con impegni di spesa descritta nel paragrafo “Creazione di una Determinazione Dirigenziale Con Impegni Di Spesa (Menù “Predisposizione Atto”)”.
Gli atti alla firma saranno visualizzati sulla scrivania nella sezione “Arrivo” e la lavorazione da fare è “Genera e Firma Atto Responsabile Tecnico”.
Infatti, la firma prevede due task:
Generazione dell’atto definitivo, che verrà generato solo al momento della prima firma sull’atto
Firma dell’atto
Accedendo alla determinazione, Attico mette a disposizione del Responsabile il pulsante “Genera e firma atto definitivo”che apre una finestra denominata appunto “Genera e firma atto definitivo” dove per prima cosa è necessario selezionare il modello dell’atto in questione dal menù a tendina.
Al momento è disponibile un solo modello chiamato genericamente come l’atto a cui è associato.
In base alle esigenze, sarà possibile selezionare fra diversi modelli che permetteranno di scegliere l’impostazione grafica del documento del provvedimento (es. posizione del giglio nell’intestazione dell’atto spostato a centro o di lato oppure scegliere fra intestazioni che usano diversi marchi del giglio, etc). Tali modelli saranno realizzati dagli amministratori del sistema in base alle necessità che saranno riscontrate.
Il nuovo sistema di firma è chiamato “firma remota” e consente di firmare digitalmente documenti con il solo ausilio di un cellulare (e dunque senza smart card e lettore di smart card) e con un maggior livello di sicurezza, in ragione di in una duplice verifica dell’identità del firmatario.
Per firmare è necessario:
Aver attivato la firma remota
Inserire la password personale legata alla firma remota
Premere il pulsante “Richiedi OTP”
A questo punto, riceverete una telefonata sul cellulare da voi indicato al momento dell’attivazione della firma remota
Le ultime 4 cifre del numero telefonico che vi ha chiamato sono il codice OTP che dovete inserire nel campo apposito
Dopo aver inserito il codice OTP, potete premere su “conferma genera e firma atto definitivo”
Una volta premuto su “conferma genera e firma atto definitivo”, l’atto è firmato e il sistema genera un pdf che viene subito reso disponibile nella sezione “Documenti”.
Accedendo all’atto dalla sezione “lavorati” della scrivania, nella sezione “Documenti” sarà scaricabile l’atto firmato.
Attribuzione del numero d’adozione
In Attico gli atti vengono creati con un numero di proposta (vale a dire di bozza) e, successivamente, viene attribuito automaticamente a ciascun atto il numero d’adozione.
A seguito dell’assegnazione automatica del numero di adozione, questo è visualizzabile:
in alto, subito dopo il numero proposta
nella sezione “Dati identificativi”.
Pubblicazione
Pubblicazione di un atto
Quando un atto è pronto per essere pubblicato, appare sulla scrivania del personale addetto alla pubblicazione (Segreteria generale) nella sezione “Arrivo”. L’atto può essere preso in carico da un solo utente con il tasto “Prendi in carico”, togliendolo così dalla coda degli atti che devono essere pubblicati.
L’atto viene quindi passato alla sezione “carico” della scrivania e il sistema evidenzia con il colore rosa la sezione “Pubblicazione”, che il pubblicatore deve controllare ed eventualmente modificare (in raccordo con l’ufficio proponente).
Le parti che il pubblicatore deve controllare ed eventualmente modificare sono due:
La sezione “Pubblicazione” dove sono indicate le caratteristiche di pubblicazione generali dell’atto
La sezione “Allegati” nelle proprietà di ogni singolo allegato inerenti alla pubblicazione
I campi relativi alla pubblicazione (alcuni modificabili dal pubblicatore) sono:
Riservato: si/no.
Se si indica si, viene pubblicato in trasparenza solo l’oggetto dell’atto.
Periodo di pubblicazione in trasparenza:
Senza scadenza: l’atto sarà pubblicato sulla trasparenza per tutto il tempo previsto dalla normativa in materia di trasparenza
Medesimo Periodo di Pubblicazione Albo: l’atto sarà pubblicato per lo stesso periodo di pubblicazione indicato da Attico all’Albo pretorio (Es. atti di esproprio)
Pubblicazione integrale: questo campo non è modificabile dal pubblicatore, perché questa scelta implica che il proponente abbia inserito la versione omissis oppure no.
Sì: andrà in pubblicazione la versione non omissis
No: andrà in pubblicazione l’atto in versione omissis (se esiste)
Durata giorni pubblicazione: Si riferisce al periodo di pubblicazione che sarà passato all’Albo pretorio. Il sistema visualizza quanto è stato impostato a livello generale per la tipologia di atto in questione, ma il dato è comunque modificabile.
Data inizio/fine pubblicazione: sono le date che verranno passate all’albo pretorio per indicare il periodo di pubblicazione e sono modificabili. Se l’atto ha “Periodo di pubblicazione in trasparenza” = “Medesimo Periodo di Pubblicazione Albo”, questo periodo sarà quello utilizzato anche dalla trasparenza. Ovviamente, l’Albo potrà ridefinire il periodo indicato da Attico.
Per la gestione degli allegati si rimanda al paragrafo “Allegati”.
Il pubblicatore può modificare anche l’oggetto dell’atto (sezione “Dati indentificativi”). Non può modificare l’oggetto dell’atto firmato (presente nella sezione “Documenti”), ma fare una verifica per evitare che vengano pubblicati oggetti con parti da tenere riservate.
Premendo il tasto “Pubblica”, l’atto viene pubblicato sulla rete civica e inviato al sistema di gestione dell’Albo pretorio.
Ricerche (Menù “Ricerca”)
Nel sistema Attico, in generale, è possibile consultare tutti i tipi di atti, compresi quelli in scrittura all’interno del proprio ufficio.
Gli atti degli altri uffici, invece, saranno ricercabili e consultabili solo quando avranno terminato il loro iter e saranno diventati esecutivi.
Nel caso un atto sia riservato o contenga degli omissis, ci sono delle limitazioni di visualizzazione in base alla profilazione di ciascun utente.
In Attico è presente una funzionalità base di ricerca degli atti accessibile dal menù “Ricerca”.
Selezionando suddetto menù sarà possibile scegliere fra due voci:
Consulta per anno corrente
permette eseguire ricerche fra i provvedimenti dell’anno in corso
Consulta per anno
permette di eseguire ricerche fra i provvedimenti degli anni passati
Una volta selezionato il periodo di tempo di riferimento, è possibile scegliere su quale tipologia di atto operare la ricerca (es. Determinazioni dirigenziali)
A questo punto viene visualizzata una nuova finestra del sistema dove sono presenti due sezioni:
Conclusi
tale sezione contiene tutti gli atti, raggruppati per ufficio, che hanno concluso il loro iter burocratico e che sono visibili da qualsiasi ufficio a meno che non sia atti riservati o atti soggetti a qualche limitazione di visualizzazione
In itinere
tale sezione contiene tutti gli atti, raggruppati per ufficio, che non hanno completato il loro iter burocratico e solo gli uffici coinvolti in tale iter possono vederli (tutti gli altri uffici dovranno attendere la conclusione dell’iter)
E’ possibile raffinare la ricerca all’interno delle due sezioni valorizzando opportunamente i campi dei filtri a disposizione.
Funzionalità avanzate
Carichi di lavoro
A disposizione dei Responsabili di Direzione/Ufficio/Servizio, è attiva la funzionalità che consente di visualizzare il carico di lavoro in Attico, anche al fine di riequilibrarlo spostando una lavorazione da un collaboratore ad un altro (purché questi abbiano lo stesso profilo, ad esempio tra Proponenti).
La funzionalità è in cascata verso gli uffici collocati nell’organigramma in posizione subalterna. Pertanto, ad esempio, il Responsabile di Direzione ha la visibilità di tutti i Servizi e Uffici posti sotto la sua responsabilità.
La sezione “Carichi di lavoro” è presente nella scrivania con un tab apposito.